Cara Mengatur Balas Chat Otomatis di WhatsApp Business
Cara setting balas chat otomatis di WhatsApp Business: pesan sambutan dan pesan di luar jam kerja, lengkap dengan contoh kalimat yang sopan.
Customer bisa chat kapan saja — jam 11 malam, subuh, atau saat kamu sedang packing.
Kalau tidak dibalas berjam-jam, banyak yang langsung pindah ke toko lain. Padahal WhatsApp Business punya fitur balas otomatis yang bisa “menjaga toko” saat kamu tidak pegang HP.
Ada dua jenis: pesan sambutan dan pesan di luar jam kerja. Kita bahas keduanya.
1. Pesan Sambutan (Greeting Message)
Pesan ini terkirim otomatis ke customer yang baru pertama kali chat atau yang sudah 14 hari tidak berinteraksi.
Cara mengaturnya:
- Buka WhatsApp Business
- Setelan → Fitur bisnis → Pesan sambutan
- Aktifkan, lalu edit pesannya
- Pilih penerima (semua orang, atau kecuali kontak tertentu)
Contoh pesan sambutan:
Halo kak, terima kasih sudah menghubungi [Nama Toko] 😊
Untuk melihat produk dan harga, cek katalog di profil kami ya.
Kalau mau langsung order, kirim format berikut:
Nama:
Produk:
Jumlah:
Alamat:
Admin akan membalas secepatnya!Perhatikan: pesan sambutan yang baik tidak cuma menyapa, tapi langsung mengarahkan customer ke langkah berikutnya — lihat katalog atau isi format order.
2. Pesan di Luar Jam Kerja (Away Message)
Pesan ini terkirim otomatis saat kamu di luar jam operasional.
Cara mengaturnya:
- Setelan → Fitur bisnis → Pesan di luar jam kerja
- Aktifkan, lalu edit pesannya
- Pilih jadwal: selalu, di luar jam kerja, atau jadwal khusus
- Pastikan jam kerja di profil bisnis sudah diisi
Contoh pesan:
Halo kak, terima kasih sudah menghubungi [Nama Toko] 🙏
Saat ini admin sedang offline.
Jam operasional kami: Senin–Sabtu, 09.00–18.00 WIB.
Pesan kakak sudah kami terima dan akan dibalas
begitu admin online ya. Terima kasih! 😊Customer jadi tahu pesannya tidak diabaikan — mereka tinggal menunggu, bukan pindah ke toko sebelah.
Tips Agar Pesan Otomatis Tidak Terasa Seperti Robot
- Sebut estimasi waktu balas. “Dibalas maksimal 1 jam setelah online” lebih menenangkan daripada “akan dibalas secepatnya”.
- Jangan terlalu panjang. 4–6 baris cukup. Pesan sepanjang brosur justru tidak dibaca.
- Langsung kasih aksi. Arahkan ke katalog atau format order, supaya saat kamu online datanya sudah lengkap.
- Tetap balas manual secepatnya. Pesan otomatis itu penahan, bukan pengganti. Kecepatan balasan manusia tetap menentukan closing — tekniknya ada di cara membalas chat customer.
Kombinasikan dengan Quick Reply
Pesan otomatis menangani chat saat kamu offline. Saat online, gunakan quick reply supaya balasanmu juga cepat — kumpulan templatenya ada di contoh quick reply WhatsApp Business.
Kombinasi keduanya membuat tokomu terasa responsif 24 jam.
Batasan Pesan Otomatis WhatsApp Business
Fitur bawaan ini cukup untuk satu admin, tapi ada batasnya:
- hanya dua jenis pesan, tidak bisa menjawab pertanyaan spesifik
- tidak bisa membagi chat ke beberapa admin
- pesanan yang masuk malam hari tetap harus dicatat manual besoknya
Kalau volume chatmu sudah tinggi dan ada pesanan yang terlewat saat chat ramai, saatnya melirik aplikasi pengelola chat dan pesanan dengan antrian chat untuk tim.
Kesimpulan
Balas chat otomatis adalah fitur gratis yang langsung meningkatkan pengalaman customer:
- aktifkan pesan sambutan yang mengarahkan ke katalog/format order
- aktifkan pesan di luar jam kerja dengan jadwal yang jelas
- tetap balas manual secepat mungkin saat online
Langkah kecil, tapi membuat tokomu terlihat profesional. Lanjutkan setup jualanmu dengan panduan lengkap jualan di WhatsApp.