5 Cara Mencatat Orderan Online Shop: dari Buku Tulis sampai Aplikasi

Setiap online shop pasti melewati fase ini: order mulai ramai, dan cara mencatat yang lama mulai keteteran.

Dari buku tulis pindah ke notes HP. Dari notes pindah ke Excel. Lalu mulai bertanya: “ada nggak sih aplikasi pencatat orderan yang beneran membantu?”

Di artikel ini kita bandingkan 5 cara mencatat orderan — kelebihan, kekurangan, dan kapan masing-masing cocok dipakai.

---

1. Buku Tulis

Cara paling klasik, dan masih banyak dipakai.

Kelebihan:

• tidak butuh HP atau laptop
• cepat untuk warung dan toko offline

Kekurangan:

• tidak bisa dicari (“order Bu Sari minggu lalu halaman berapa?”)
• tidak ada total otomatis
• hilang = semua data hilang
• tidak terhubung dengan chat sama sekali

Cocok untuk: usaha offline dengan sedikit order chat.

---

2. Notes di HP

Naik satu tingkat: setidaknya bisa di-copy-paste dari chat.

Kelebihan:

• selalu di tangan
• bisa salin-tempel dari WhatsApp

Kekurangan:

• formatnya bebas, lama-lama berantakan
• tidak ada kolom status (belum bayar? sudah kirim?)
• ganti HP, ganti masalah

Cocok untuk: order di bawah 5 per hari.

---

3. Excel / Google Sheets

Standar de-facto pencatatan online shop.

Kelebihan:

• gratis dan fleksibel
• bisa dihitung otomatis (omzet, produk terlaris)
• Google Sheets tersimpan di cloud

Kekurangan:

• tetap manual — data dipindah dari chat satu per satu
• rawan salah ketik dan baris kelewat
• repot saat dipakai banyak admin bersamaan

Kalau kamu di tahap ini, susunan kolom dan rumusnya ada di cara rekap orderan di Excel.

Cocok untuk: 5–20 order per hari dengan 1 admin.

---

4. Google Form

Trik yang cukup populer: customer isi form, jawaban masuk ke spreadsheet otomatis.

Kelebihan:

• data langsung terstruktur tanpa mengetik ulang
• gratis

Kekurangan:

• pengalaman order jadi kaku — customer chat justru karena ingin ngobrol
• tidak ada katalog, stok, atau status pesanan
• jawaban form tidak terhubung dengan riwayat chat customer

Cocok untuk: pre-order musiman dengan format pesanan tetap.

---

5. Aplikasi Pengelola Pesanan Chat

Kategori yang dibuat khusus untuk masalah ini: order datang dari chat, maka pencatatannya menyatu dengan chat.

Kelebihan:

• chat WhatsApp dan Instagram masuk satu dashboard
• pesanan dicatat langsung dari percakapan, jadi rekap terisi otomatis
• data customer dan riwayat belinya tersimpan (CRM jalan sendiri)
• bisa dipakai beberapa admin tanpa rebutan
• tetap bisa export ke Excel

Kekurangan:

• butuh waktu setup di awal (biasanya beberapa menit sampai jam)
• versi lengkapnya berbayar — meski jauh lebih murah dari waktu yang dihemat

Cocok untuk: online shop dengan order ramai, multi admin, atau multi channel.

Ciri-ciri bisnismu sudah butuh kategori ini pernah kita bahas di aplikasi untuk mengatur pesanan WhatsApp dan Instagram.

---

Cara Memilih: Pakai Patokan Ini

Kondisi	Cara yang cocok
Order < 5/hari, 1 admin	Notes HP / Excel
Order 5–20/hari, 1 admin	Excel / Google Sheets
Pre-order musiman	Google Form
Order > 20/hari	Aplikasi pengelola pesanan
Admin > 1 orang	Aplikasi pengelola pesanan
Order dari WA + IG sekaligus	Aplikasi pengelola pesanan

Apa pun pilihannya, satu prinsip tidak berubah: jangan mengandalkan ingatan dan scroll chat. Pesanan yang tidak dicatat adalah pesanan yang menunggu terlewat.

---

Kesimpulan

Tidak ada satu cara yang paling benar — yang ada cara yang sesuai dengan skala bisnismu saat ini.

Mulai dari yang paling sederhana, dan naik kelas begitu cara lamamu mulai makan waktu. Tanda paling jelas: kalau kamu menghabiskan lebih dari satu jam per hari untuk memindahkan data dari chat ke catatan, waktunya pindah sistem.