Cara Rekap Orderan di Excel untuk Online Shop (+ Contoh Kolom)
Cara rekap orderan di Excel atau Google Sheets untuk online shop: susunan kolom, rumus dasar, dan batasan rekap manual yang perlu kamu tahu.
Excel atau Google Sheets adalah alat rekap pertama hampir semua online shop. Gratis, fleksibel, dan semua orang bisa memakainya.
Tapi banyak yang rekapnya asal-asalan: kolom berubah-ubah, data dobel, dan akhirnya malah bingung sendiri.
Di artikel ini kita bahas cara rekap orderan di Excel yang rapi — plus kapan Excel mulai tidak cukup.
Susunan Kolom yang Disarankan
Buat satu sheet bernama Orderan, dengan kolom:
| Kolom | Contoh |
|---|---|
| Tanggal | 12/06/2026 |
| Nama Customer | Ibu Sari |
| No. WhatsApp | 0895xxxx |
| Produk | Hijab Pashmina |
| Varian | Nude |
| Jumlah | 2 |
| Harga Satuan | 60.000 |
| Total | 120.000 |
| Status Bayar | Lunas |
| Status Kirim | Dikirim |
| No. Resi | JX123456 |
| Channel |
Aturan pentingnya:
- satu baris = satu pesanan
- jangan menggabungkan dua order dalam satu sel
- isi langsung setelah konfirmasi, jangan ditunda
Rumus Dasar yang Membantu
Total otomatis per baris:
=Jumlah * Harga_SatuanOmzet bulan berjalan:
=SUM(kolom Total)Jumlah order per status:
=COUNTIF(kolom Status Bayar; "Belum Bayar")Produk terlaris: gunakan Insert → Pivot Table, baris = Produk, nilai = SUM Jumlah.
Tidak perlu rumus rumit. Empat hal di atas sudah menjawab pertanyaan terpenting: berapa omzetku, siapa yang belum bayar, dan produk apa yang paling laku.
Pisahkan Sheet Data Customer
Buat sheet kedua bernama Customer:
| Kolom | Contoh |
|---|---|
| Nama | Ibu Sari |
| No. WhatsApp | 0895xxxx |
| Kota | Bandung |
| Jumlah Transaksi | 3 |
| Total Belanja | 540.000 |
| Terakhir Order | 12/06/2026 |
Data ini berguna untuk follow up customer — menghubungi pelanggan setia jauh lebih murah daripada mencari pembeli baru.
Kebiasaan yang Membuat Rekap Excel Berhasil
- Rekap di waktu yang sama setiap hari — misalnya setiap malam setelah toko tutup.
- Gunakan format order saat menerima pesanan — data dari customer sudah terstruktur, tinggal salin. Contohnya di template format pesanan online shop.
- Satu file saja — jangan membuat file baru tiap bulan tanpa arsip yang jelas.
- Backup otomatis — pakai Google Sheets supaya tersimpan di cloud dan tidak hilang saat HP atau laptop rusak.
Batasan Rekap Manual di Excel
Excel cukup sampai titik tertentu. Masalah mulai muncul saat:
- Order ramai — memindahkan data dari chat ke spreadsheet satu per satu bisa makan 1–2 jam per hari
- Human error — salah ketik angka, baris kelewat, data dobel
- Multi admin — dua orang mengedit file yang sama, datanya tabrakan
- Multi channel — order dari WhatsApp dan Instagram harus disalin dari dua aplikasi berbeda
Tanda-tanda lengkapnya pernah kita bahas di cara rekap pesanan online shop.
Kalau sudah di tahap itu, rekap otomatis lewat aplikasi pengelola pesanan akan menghemat waktu berjam-jam — order tercatat langsung dari chat, dan tetap bisa diexport ke Excel kapan saja.
Kesimpulan
Rekap orderan di Excel itu layak dilakukan sejak order pertama:
- satu baris satu pesanan
- kolom konsisten
- rekap di jam yang sama setiap hari
- pisahkan data customer
Mulai dari Excel, dan saat ordermu sudah ramai, naik kelas ke sistem yang otomatis. Yang penting: jangan pernah mengandalkan ingatan dan scroll chat.